Лучшие способы донести фидбэк: встречи 1 на 1 (one-to-one, 1:1)

Еще два года назад консультанты Gallup обнаружили, что традиционные непоследовательные обзоры продуктивности и ежегодные опросы сотрудников (когда фидбэк можно дать только раз в год), на самом деле ухудшают производительность примерно в 30% случаев. Встречи 1 на 1, в свою очередь, делают сотрудников более вовлеченными и мотивированными. Это не удивительно, ведь только в личном разговоре можно узнать об основных вопросах, проблемах и т.п. Текстовые форматы, такие как Slack или электронная почта, оставляют слишком много возможностей для интерпретации. Так что важно решать проблемы лицом к лицу.

Тем не менее многие менеджеры этим методом пренебрегают, и практически половина сотрудников не получают никакой обратной связи. Иногда это связано с тем, что менеджеры просто не знают, о чем именно и как они должны говорить. Ниже мы расскажем, как можно сделать встречи 1:1 эффективными. 

Что можно обсудить?

Обсудите цели

Цели команды и сотрудников должны время от времени корректироваться. Эффективные встречи 1 на 1 должны создавать чувство, что все в лодке гребут в одном направлении. В дополнение к обсуждению отдельных задач убедитесь, что вы оставляете место для рассмотрения желаемых результатов. Попробуйте вместе с сотрудником подумать о целях работы по методу OKR, определите одну или две основные цели и пропишите ключевые результаты. Обычно такое занятие требует много времени, и вы в любом случае получите много ценной информации от сотрудника, даже если цели будут неправильными или неактуальными. 

Обсудите препятствия 

Главная задача менеджера — настроить сотрудников на успех. Не останавливайтесь на прояснении целей. Чтобы сделать еще один шаг вперед, определите любые препятствия, с которыми сталкивается сотрудник. Эффективные 1 на 1 выявляют любые текущие или потенциальные препятствия на пути к успеху, а участники совместно работают над их устранением. Поэтому предложите конкретную поддержку в определении приоритетов, распределении ресурсов и общении с другими членами команды. 

Обсудите развитие

Важно связывать достижения сотрудников с возможностями карьерного роста. Сотрудники, заинтересованные в развитии, с меньшей вероятностью покинут компанию, поскольку считают, что их карьерные цели являются приоритетом для менеджера. Помимо обсуждения текущей работы, поговорите со своим подчиненным о будущем, поищите точки для роста и вместе подумайте, какие навыки ему необходимо развить. 

Обсудите результаты

Будьте конкретны и дайте контекст (в прошедшем времени), опишите поведение (позитивное или негативное), которое вы наблюдали, объясните его влияние. Используйте глаголы, а не прилагательные. Если результаты неудовлетворительные, то важно напомнить сотруднику, что конструктивная обратная связь является необходимым элементом для развития в компании, а все навыки можно практиковать, совершенствовать, развивать.

Как можно подготовиться?

Вспомните предыдущие встречи, разговоры 

Важно вспомнить препятствия, цели и задачи, которые вы уже обсуждали с сотрудником. Это прежде всего демонстрирует ваше внимание к сотруднику, говорит ему о том, что вы хорошо его слушаете и действительно заботитесь о его прогрессе. Поэтому постарайтесь вспомнить хотя бы что-то:) 

Уточните желаемый результат

Расставьте приоритеты по пунктам. Перед встречей спросите себя, каким вы хотите видеть конечный результат. Прежде всего нужно дать конструктивную обратную связь или рассказать о важных изменениях? Продумайте стратегию предоставления информации или обратной связи таким образом, чтобы это не было ни для кого стрессом.

Как себя вести?

Задавайте вопросы

Встречи 1 на 1 — это возможность наладить взаимопонимание и доверие, а также получить ценную информацию от сотрудника. Лучше использовать открытые вопросы и начать с таких:

“Расскажи мне, как продвигается проект” или “С какими задачами я могу тебе помочь?”. 

Далее можно задать следующие вопросы:

Чем бы ты хотел заниматься больше?

Насколько ты загружен? 

Испытываешь ли ты давление?

Какими результатами ты больше всего гордишься?

Какое обучение было бы для тебя наиболее ценным?

Какая часть твоего дня наиболее продуктивна? 

Как я могу упорядочить твой день, чтобы максимизировать результаты?

Слушайте

1 на 1 — это совместная дискуссия. Если вы единственный, кто говорит, то это не разговор. Для того, чтобы сотрудники были откровенными, необходимо создать у них чувство доверия и безопасности. Это чувство создается через:

Честность и прямоту. Лучше говорить все вещи, даже негативные, просто и прямо, особенно если вам трудно об этом сказать. 

Прозрачность. Держите своих непосредственных подчиненных в курсе событий и приглашайте их как можно чаще участвовать в процессе принятия решений. Объясняйте почему и зачем было принято определенное решение, к каким последствиям оно приведет.