Коммуникация при управлении удаленными сотрудниками: как избежать недопониманий

Независимо от того, пытаетесь ли вы установить ожидания, стратегию общения или предоставить обратную связь — в дополнение к тому, что вы говорите, виртуальная командная коммуникация требует, чтобы вы также сосредоточились на том, как вы это говорите.

Давайте рассмотрим шесть ключевых шагов, которые могут предпринять руководство и HR-менеджеры, чтобы сделать коммуникацию при управлении удаленными сотрудниками лучше.

Установите четкие принципы коммуникации

Представьте, что вы отправляете объявление всей компании через один мессенджер или срочно запрашиваете статус проекта по электронной почте. В обоих сценариях сообщение, скорее всего, будет неэффективным, поскольку канал связи явно не подходит для такого рода информации. Есть вероятно, что кто-то очень быстро отвечает на сообщения в электронной почте, но ждать, что сотрудники используют один и тот же мессенджер, не стоит.

Вместо этого установите четкие правила общения, которые определяют:

🔸 Каналы связи, используемые вашей компанией.

🔸 Назначение каждого канала связи.

🔸 Правила участия в коммуникации.

🔸 Ожидания в плане ответов.

По сути такие правила давно существуют в тематических форумах. Там за повторяющиеся нарушения даже банят. Однако не стоит удалять сотрудников из чата, если они любят отправлять забавные картинки. Просто сразу обговорите, что такие сообщения будут удаляться, например, вечером. Самая большая проблема общих рабочих чатов — заспамленность. Решив ее, наняв модератора или выступив в его роли самостоятельно, вы сделаете очень много для коммуникации сотрудников.

В целом, в удаленной среде существует два типа связи:

Синхронный: связь в реальном времени (например, видеоконференции, мессенджеры и т.д.)

Асинхронный: люди могут отвечать, когда они доступны (например, электронные письма, инструменты управления проектами и т.д.)

Важно использовать сочетание того и другого. Но тут все зависит от характера вашего бизнеса, целей общения и часовых поясов, в которых находится ваша команда. Возможно, стоит и вовсе отказаться от электронной почты, но баланс должен соблюдаться, так как использование только синхронного вида связи может способствовать выгоранию.

Делайте сообщения простыми и понятными

Ключ к эффективной коммуникации — прямота. Это становится еще более важным, когда вы общаетесь удаленно. Однако помните: прямота не дает вам права быть грубым. Прямая коммуникация заключается в том, чтобы сразу перейти к сути и четко донести свое сообщение. Сделайте свое сообщение полезным и адаптируйте его для своей аудитории. Прямоте стоит обучить и остальных сотрудников. Просите писать сообщения тезисами и делать их максимально короткими.

Используйте визуальную коммуникацию

Вы бы предпочли послушать речь о новых правилах в компании или посмотреть инфографику, объясняющую их? Визуальные эффекты обладают способностью привлекать, обучать и мотивировать людей. Более того, согласно исследованиям, визуальные элементы коммуникации помогают улучшить удержание внимания.

Вот несколько способов использования визуальной коммуникации на удаленном рабочем месте:

🔸 Используйте картинки и инфографику, чтобы облегчить понимание любой информации.

🔸 Сообщайте об изменениях в процессах компании с помощью диаграмм и ментальных карт.

🔸 Создавайте слайды презентации, чтобы подвести итоги после виртуальных встреч.

🔸 Предоставьте контрольные списки, которые помогут вашей команде отслеживать свои задачи.

Визуальные эффекты помогают вам улучшить виртуальное командное общение, не перегружая людей слишком большим количеством информации. Они обеспечивают последовательность в общении, гарантируя, что все члены команды вовлечены в происходящее.

Ставьте четкие сроки

Никто не хочет оказаться в ситуации, где плохая коммуникация приводит к пропущенным срокам, конфликтам и недовольным сотрудникам. А в удаленной среде, где люди могут работать в разных часовых поясах, шансы быть неправильно понятыми, безусловно, выше. Поэтому важно четко прописывать крайние сроки выполнения задач и свои ожидания. Не стоит писать: “эта задача должна быть готова за неделю”, лучше отметить в календаре сотрудников дату дедлайна. 

Регулярно отслеживайте состояние сотрудников

В то время как удаленная работа имеет свой набор преимуществ, нельзя отрицать, что она также может способствовать одиночеству и быстрому выгоранию. Менеджеры несут ответственность за то, чтобы сотрудники чувствовали себя включенными и услышанными, независимо от того, где они работают. Вот почему важно регулярно проводить онлайн-встречи. Цель таких встреч состоит в том, чтобы получить информацию о прогрессе и решить проблемы. Такие своевременные проверки гарантируют, что все находятся на правильном пути и чувствуют себя вовлеченными.

Есть три типа собраний или встреч, которые можно провести:

🔸Основное (первое) собрание, на котором обсуждаются процессы, основные задачи, проекты.

🔸Регулярные короткие совещания с повесткой дня.

🔸Дополнительные встречи один на один для индивидуальной связи с сотрудниками.

НО! Важно не перегружать сотрудников такими собраниями.

Развивайте чувство общности

Известно, что поддержание позитивной корпоративной культуры повышает моральный дух команды и производительность. Когда вы работаете над созданием сильной культуры удаленной работы и воспитанием чувства общности, вы автоматически открываете двери для общения. Сотрудникам становится легче более открыто общаться друг с другом, практически не остается места для домыслов.

Вот несколько способов развить чувство общности в вашей удаленной команде:

🔸 Избегайте микроменеджмента и постоянных проверок. Делать снимки экрана — не выход.

🔸 Признавайте вклад сотрудников. О том, как выразить признательность, мы рассказывали здесь: https://clck.ru/PAGn6 

🔸 Найдите время для неформальных бесед. Однако не переусердствуйте с этим.

Эти небольшие шаги помогут вам сблизиться как и создать чувство сопричастности, что крайне важно для успеха удаленной работы.