Дистанционная встреча нового сотрудника: первый рабочий день в команде

То, что вы находитесь дома, а не в офисе, вовсе не означает, что новые сотрудники не должны чувствовать себя уверенно в первый рабочий день. Вот несколько советов, как можно поприветствовать новичка:

💡 Купите подарочный сертификат.

Вместо велком пака (welcome packаge), фирменного подарка новому сотруднику, подарите электронную карту на покупки с небольшой суммой, просто, чтобы порадовать новичка. Это лишний раз заставит его чувствовать себя особенным.

Если бюджета нет совсем, тогда попросите будущих коллег создать приветственную открытку, например в Canva, чтобы сотрудник получил ее в первый рабочий день. Также можно сделать/ купить обычную открытку и отправить ее по почте, либо вместе с открыткой отправить велком пак. Но делать это необходимо по желанию нового сотрудника. Не все готовы делиться своим фактическим адресом, и это абсолютно нормально.

💡 Отправьте не одно, а два приветственных письма.

Первые два письма в почтовом ящике вашего нового сотрудника должны быть от HR или непосредственного руководителя. Первое письмо — это личное сообщение сотруднику, в котором вы приветствуете его и даете всю основную информацию (лучше ссылками) по трудоустройству, контактам коллег, логинам и т.п. Вообщем предоставляете все, что нужно и важно получить в первый день.

Второе электронное письмо должно быть массовой рассылкой для всех сотрудников, в котором вы сообщаете о прибытии новичка и поощряете других поприветствовать его. Укажите имя сотрудника, подразделение, должность и фотографию. В цифровую эпоху легко быть безликим. Поэтому при желании дайте новому сотруднику рассказать немного о себе, указать хобби, личные и профессиональные интересы.

💡 Настройте рабочий календарь.

Любому человеку сложно начинать деятельность с чистого листа. Прежде чем новичок приступит к работе, дайте ему импульс, настроив рабочий календарь и заполнив его важными датами: мероприятиями по обучению и адаптации, собраниями и т.п. Наконец, запланируйте время для встречи с ними 1 на 1.

💡 Попросите коллег дать позитивную обратную связь новичку в первую неделю.

Используйте мессенджеры или корпоративный портал вашей организации, чтобы сотрудники похвалили новичка и дали ему мотивацию. Это поможет оказать теплый прием и снизить уровень стресса.

💡 Организуйте виртуальный обед с командой.

Виртуальный обед в первый день — долгожданная передышка от формальностей и заполнения множества бумаг. Чтобы сделать первый рабочий день сотрудника на удаленке менее одиноким, обратитесь к его менеджеру или к команде для координации виртуального обеда. Если в компании есть бюджет, можно организовать доставку к определенному времени по всем адресам.

💡 Поделитесь основной информацией по использованию технологических инструментов и полезными советами.

Заставить растерянного, встревоженного человека почувствовать себя лучше можно и через простую поддержку. Подумайте, какие советы вы бы могли дать новичку, какие программы заранее могли бы установить, какие логину ему нужны и т.п. Также важно проанализировать способы взаимодействия и рассказать о них: если вам нужно поговорить с кем-то из другого отдела, как вы с ними связываетесь? Вся эта информация должна быть изложена в личном видеозвонке. Однако помните, что новые сотрудники сталкиваются с информационной перегрузкой в первый день, поэтому старайтесь давать информацию дозированно. 

💡 Обеспечьте безопасность.

С учетом того, что огромная часть сотрудников по всему мира перешла на удаленный режим работы, кибербезопасность необходима как никогда. Даже если ваша компания не сделала это полностью или вам нечего скрывать, вы, скорее всего, будете вести бизнес с организациями, которые очень обеспокоены защитой своих данных. Так что разработайте четкий протокол IT-безопасности и обучайте каждого нового сотрудника, прежде чем предоставить ему доступ к вашим ресурсам.

💡 Назначьте наставника.

Наставники  могут помочь справиться с хаосом первой недели или первого месяца работы. Определите членов компании, которые хорошо знают все процессы и полны энтузиазма (это очень важно!).

Энтузиасты в офисе могут быть очень пассивными онлайн, и наоборот. Навыки, которые делают кого-то отличным наставником в реальной жизни, не всегда работают онлайн. Поэтому стоит собрать новый кадровый резерв помощников, если вы перешли на удаленку.

💡 Отслеживайте состояние сотрудника не только в первый рабочий день.

Запланируйте время для быстрой встречи в конце первой рабочей недели, чтобы убедиться, что новичок освоился и интегрируется в корпоративную культуру. Это позволит вам координировать свои действия с менеджером, чтобы отследить все проблемы.