10 самых распространенных ошибок в коммуникации при работе из дома: как их исправить

Качественно выполненные рабочие задачи требуют навыков эффективного общения. Когда ваши сообщения и сообщения ваших товарищей по команде кристально ясны, то и проекты развиваются в правильном направлении, допускается меньше ошибок и мотивация, естественно, выше. 

Однако четко доносить сообщение/мысль/идею до коллеги — это сложно. Когда мы увлечены или наоборот чувствуем отстраненность, осознанное общение отодвигается на второй план. Мы слишком зацикливаемся на нашем внутреннем состоянии и даже навыки общения не спасают. Удаленная работа делает общение еще более сложным. 

Вот список основных коммуникативных ошибок, которые сотрудники допускают на удаленке и советы по их исправлению:

Ошибка 1 

Считать, что ваш предпочтительный способ общения — это способ, который подходит всем

Не стоит полагаться на собственные предпочтения, особенно при удаленной работе. Люди с большей вероятностью поймут ваши намерения и ответят на вопросы, когда вы делитесь или запрашиваете информацию так, как они хотят ее получить. 

Как исправить

Иногда лучше позвонить и обсудить вопрос один раз, чем слать электронные письма, на которые никто не ответит. 

Ошибка 2 

Неясная цель коммуникации

Рабочая коммуникация теряет смысл, если ее цель не ясна, и эта ясность особенно важна при общении с людьми с аналитическими предпочтениями, которым нравятся списки, таблицы и т.п. 

Как исправить

В письменном или устном общении заранее изложите цель вашей коммуникации, чтобы коллега мог быстро понять, чего вы от него хотите. Также по итогам разговора составляйте список основных договоренностей, либо просите сделать такой список подчиненных. 

Ошибка 3 

Нечеткая позиция

Зачастую коммуникация должна привести к следующему шагу, результату или решению. В этом случае может возникнуть путаница, если вы не объясните свою позицию или желаемый результат заранее. 

Как исправить

Четко сформулируйте свои требования и мнение по всем вопросам. Когда вы доносите свою мысль, используйте местоимение “я”, чтобы прояснить свои предпочтения и потребности. 

Ошибка 4 

Неподготовленность

Недостаток подготовки может проявляться в мелких ошибках (например, опечатки в электронном письме) или значительных (например, отсутствие данных в презентации). Ошибки могут быть особенно неприятными для тех, кто предпочитает структуру и ценит детали. 

Как исправить

Перечитывайте письменные сообщения перед тем, как нажать кнопку “Отправить”, и назначьте время для разбора презентаций, чтобы выявить недочеты и хорошо подготовиться. 

Ошибка 5 

Избегание сложных дискуссий 

Гораздо легче избегать сложных разговоров на удаленке, где вам, возможно, не приходится регулярно взаимодействовать с определенными коллегами. Однако отсутствие обратной связи, которая может улучшить рабочие отношения, и избегание плохих новостей только препятствует эффективному сотрудничеству. 

Как исправить

Найдите время, чтобы спланировать свой подход до начала сложного разговора и будьте сконцентрированы на анализе ситуаций, а не на качествах человека. 

Ошибка 6

Делать предположения

Когда мы работаем в одиночку, в отсутствие информации мы чаще всего сочиняем истории и делаем предположения, не соответствующие реальности. Поспешные выводы или проецирование чувств на ситуацию может повредить отношениям с коллегами, помешать продвижению проектов и повлиять на командную работу. 

Как исправить

Проанализируйте сообщение и определите любые пробелы, которые могут существовать между тем, что было сказано или написано, и вашим пониманием. Задайте вопросы, чтобы заполнить эти пробелы, и перефразируйте сообщение своими словами, чтобы убедиться, что вы действительно понимаете его смысл и цель. 

Ошибка 7

Не слышать 

Важная часть успешного общения — эффективное слушание. Когда вы активно прислушиваетесь к мнению коллег, вы можете извлечь пользу из их идей и убедиться, что все члены команды находятся в одном положении, прежде чем двигаться дальше. 

Как исправить

Задавая вопросы или делясь информацией, попробуйте сосчитать до десяти в уме, чтобы дать другим возможность высказаться. Кроме того, не забудьте повторять устно или письменно то, что предлагают другие, для лучшего понимания.

Ошибка 8

Создание информационного вакуума

Когда сотрудники работают удаленно, появляется разрозненность в действиях, поскольку все уверены, что товарищи по команде уже знают об изменениях и обновлениях проекта. 

Как исправить

Создайте рассылку, общий чат или группу, чтобы ваши товарищи по команде знали, где искать изменения, происходящие в проекте, коллективе и всей компании. Делитесь результатами своей работы, решенными задачами, а также рассмотрите возможность использования программного обеспечения для управления проектами, чтобы обеспечить обмен важной информацией и обновлениями. 

Ошибка 9

Рассеивание внимания

Многие из нас отвлекаются при созвонах, постоянно проверяют телефон или сообщения в ноутбуке. Когда дело доходит до предоставления или получения информации, часто лучше сосредоточить свою энергию на общении, чтобы избежать путаницы, неоднозначных сообщений или раздражения. 

Как исправить

Просто не отвлекайтесь. Возможно, вам не удастся избежать лая собаки, крика ребенка или любого другого шума. Но это и не является основным фактором, который рассеивает ваше внимание. Сосредоточьтесь на вещах, находящихся под вашим контролем, например, на закрытии электронной почты во время созвона. 

Ошибка 10

Отсутствие обмена идеями

Удаленные и гибридные команды могут больше страдать от отсутствия обмена идеями, поскольку они работают независимо. Отсутствие неформальных созвонов губит инновации. 

Как исправить

Запланируйте отдельные онлайн-встречи для мозгового штурма или обсуждения крупных проектов. Создайте располагающую, комфортную среду для обмена идеями, используйте все возможные способы для раскрытия собственного потенциала.