Коммуникация с сотрудниками во время организационных изменений: основные шаги

Зачем управлять изменениями?

Перемены случаются, ничто не остается неизменным навсегда. Люди понимают это в теории, но на практике часто бывают негативно настроены по отношению к чему-то новому, пусть и неосознанно. Справляться с изменениями становится еще труднее, когда это происходит в условиях компании. Для более плавного перехода к новым процессам, рабочим ролям и инструментам используются различные способы управления изменениями.

Конечная цель управления — помочь сотрудникам принять организационные изменения в компании. Коммуникация является одним из таких способов. 

Почему важно общаться во время организационных изменений?

Представьте, что тот человек, с которым вы живите, приходит домой и понимает, что все изменилось. Стены покрашены новой краской, мебель переставлена и нельзя понять, где теперь лежат нужные вещи. Очевидно, что любой человек в этом случае будет испытывать стресс и злиться из-за того, что с ними не посоветовались. Именно так чувствуют себя многие сотрудники, когда последними узнают об изменениях в компании, особенно те, кто непосредственно на нее влияет. Это порождает недоверие и множество вопросов. 

В исследовании компании Salesforce 96% опрошенных руководителей назвали отсутствие сотрудничества или неэффективное общение одними из наиболее частых причин проблем на рабочем месте. Общение крайне необходимо и диалоги об изменениях в компании должны быть составной частью коммуникации. 

Коммуникационные шаги во время изменений

Разработайте коммуникационный план и решите, какой информацией можно поделиться сразу

Первым шагом в информировании сотрудников об организационных изменениях является разработка плана коммуникации. То, как руководитель будет информировать сотрудников об изменениях, должно иметь такой же уровень важности, как и сам процесс изменений.

Проработайте вопросы (опасения), которые могут возникнуть у сотрудников:

Планируется ли большое количество увольнений?

Уменьшится ли бюджет отдела?

Меняется ли видение или направление развития компании?

Также лучше сразу определиться с тем, что можно рассказать в первую очередь, чтобы не создавать благоприятную среду для слухов и домыслов.

Четко объясните, на кого это влияет

Большая часть беспокойства будет сосредоточена вокруг того, на кого и как влияют изменения. Руководителям нужно найти время, чтобы увидеть, как изменения влияют на каждую позицию. Понятно, что сделать это можно только в партнерстве с руководителями отделов. Далее руководитель должен проинструктировать каждого менеджера, чтобы тот поговорил со своими сотрудниками и подробно описал, как изменения повлияют на них и каковы их следующие шаги.

Выберите способ коммуникации

Заявление об изменениях должно быть сделано на очном собрании с выделением отдельного блока для вопросов. Пожалуйста, не делайте это как американский шеринг самокатов Bird. Компания уволила 406 сотрудников за две минуты через трансляцию в Zoom. 

Сотрудники вошли в систему Zoom, но увидели только слайд с темно-серым фоном, на котором было написано «COVID-19». Далее они услышали роботизированное аудиосообщение. Суть послания заключалась в том, что пандемия оказала огромное влияние на бизнес, который вынудил руководящую команду и совет директоров принять чрезвычайно трудные и болезненные решения. И что человек, который смотрит эту трансляцию, будет уволен.

Информацию по крупномасштабным изменениям не следует рассылать по электронной почте или использовать другие цифровые средства связи. Сотрудники могут почувствовать, что компания недостаточно заботится о том, чтобы связаться с ними лично, кроме того, у них сразу же возникнут вопросы о деталях. 

Свяжите изменения с миссией компании

Чтобы помочь сотрудникам понять и принять происходящие изменения, свяжите эти изменения с общей миссией и видением компании. Если сотрудники знают, что изменения соответствуют основным принципам развития компании, и видят прямую связь с этим, то примириться с переменами будет намного проще. 

Обеспечьте двустороннюю коммуникацию

У сотрудников должен быть способ обсудить с руководителем изменения, рассказать о своих сомнениях и указать на слабые стороны. Понятно, что в крупной компании пообщаться со всеми на эту тему будет невозможно. Поэтому можно провести автоматизированный опрос, касающийся изменений или найти “спонсоров изменений”, тех людей, которые знают обо всех деталях и смогут стать контактными лицами, к которым сотрудники могут обратиться, если у них есть вопросы.

Разберитесь со сплетнями

Если сплетни и слухи уже начали циркулировать в организации, значит, руководители слишком долго ждали, чтобы рассказать об изменениях. В этом случае следует выделить время, чтобы организованно обсудить каждый слух с персоналом. Если руководители не сделают этого, они рискуют потерять доверие и уважение.

Убедитесь, что все сообщения остаются неизменными

Убедитесь, что менеджеры или “спонсоры изменений” правильно доносят информацию. При разговоре с сотрудниками все должны доносить одно и то же сообщение. Если сотрудники поймут, что сообщение меняется в зависимости от того, к кому они обращаются, исчезнет достигнутый прогресс в общении. 

Лично пообщайтесь с противниками изменений

Есть сотрудники, которые до последнего сопротивляются изменениям. Это может быть связано с их длительным пребыванием в компании, уровнем влияния и авторитетом. Руководители должны иметь хорошее представление о том, кто эти люди, и включить в свой план отдельный шаг, касающийся личной работы с возражениями.