Когда настольный теннис больше не нужен: 10 советов по совместной работе удаленных сотрудников

Вполне возможно, вы уже выработали для себя способы, как оставаться продуктивным, работая удаленно. Но работать продуктивно как удаленная команда — это уже другой масштаб проблемы. Вот 10 советов, которые помогут наладить взаимодействие сотрудников вне офиса. Они пригодятся как рядовым сотрудникам, так и менеджерам: 

1. Постарайтесь как можно более четко доносить свои мысли

Во время удаленки недостаточно сказать какую-ту фразу и предположить, что коллеги полностью поймут, что вы имеете в виду. Поскольку у всех нас есть препятствия не только в пространстве, но и обстоятельствах (разные условия работы из дома), то нужно как можно более четко доносить идеи, предложения и задачи, прозрачно объяснять, что и когда необходимо сделать, отстаивать свою позицию по любому вопросу развернуто. Иначе это приведет к домысливанию и недосказанности.

2. Будьте человечными, открытыми и прямыми в коммуникациях

Основой способ эффективного удаленного сотрудничества — это принятие существующего беспорядка в рабочих процессах. Будьте искренними и откровенными, потому что в противном случае ваши коллеги не смогут помочь вам с возникающими проблемами. Личное общение становится гораздо более важным на удаленке. Необходимо, чтобы во время личных встреч вы были уязвимы и прозрачны. Лучшие удаленные компании обладают очень сильной культурой радикальной откровенности и прозрачности, когда и менеджеры, и сотрудники очень открыто говорят о своих чувствах и том, что происходит в компании.

3. Расставляйте приоритеты в способах коммуникации

Не стоит использовать телефонные и видеозвонки для решения любых вопросов. По возможности используйте электронную почту, однако если команда привыкла к неформальным коммуникациям, то можно использовать и мессенджеры. Не звоните по поводу несрочных и неважных дел и наоборот— не пишите о важных и срочных вещах по электронной почте. Кроме того, приложите все усилия, чтобы деловые сообщения не выходили за рамки рабочего времени.

4. Проводите ежедневные созвоны или создайте собственную систему обмена сообщениями

Вы можете создать специальный канал или группу, где каждый сотрудник будет кратко рассказывать, каким задачам посвящен этот день, какие у него запланированы встречи. В конце дня можно также кратко описывать, что сотрудник успел сделать, а что — нет, какие дополнительные задачи были выполнены, каких результатов удалось достичь. Такой подход помогает сотрудникам структурировать свой день, для менеджера он обеспечивает прозрачность работы.

5. Поделитесь своими текущими и предстоящими задачами

Этот пункт вытекает из предыдущего. Попробуйте использовать Trello, Asana или любой удобный трекер задач, чтобы понимать кто и над чем работает. Такие инструменты помогают командам уложиться в сроки, обеспечивая подотчетность участников и позволяя менеджерам разбивать проект на более мелкие задачи. Только не нужно создавать слишком много карточек, столбцов и других элементов, чтобы не запутаться еще больше.

6. Сделайте данные доступными

Одна из самых больших проблем при удаленном сотрудничестве заключается в том, что оно создает информационную разрозненность. Не так просто получать информацию от людей, когда они не находятся в одном месте. Если ваш дизайнер, например, не отвечает на электронную почту и Slack, а вам срочно нужно получить изображение, вы не можете пройти по коридору в его офис. Придется ждать. Поэтому постарайтесь хранить данные онлайн в одном месте, где они доступны для всех. Предоставьте отделам доступ к соответствующим файлам и папкам.

7. Найдите способы упорядочить день

Одна из основ удаленной работы заключается в постоянстве, повторении определенных ритуалов, как в пункте 4, например. Однако нужно не только объявить о текущем распорядке, но и тщательно придерживаться установленных правил.

8. Готовьтесь к созвонам

Составьте повестку дня. Попросите кого-нибудь вести протокол встречи, записывая основные мысли. После разошлите тезисы всем участникам. При индивидуальных созвонах с коллегами важно установить правила этикета. Например, заранее оповещать о созвоне с помощью сообщений или установки напоминаний в календаре. Не стоит звонить коллеге, особенно по видеосвязи, и ждать немедленного ответа.

9. Измеряйте результаты, а не рабочие часы

Единственный способ измерить прогресс работы на удаленке — это оценить результат. Время включения и выключения компьютера или определенной программы является наименее важной вещью, если результат есть, вы хорошо работаете и дела идут с ожидаемой скоростью. Такого же мнения должен придерживаться руководитель.

10. Не ожидайте высокой продуктивности

Текущая удаленная рабочая среда является результатом особого явления, к которому никто не был готов, команды не обучались удаленной работе. И по этой причине нереально думать, что продуктивность удаленной команды достигнет уровня, который был в офисе. По крайней мере, в краткосрочной перспективе. Восполнение этого разрыва в производительности за счет переутомления команды дает обратный эффект.