Адаптация персонала: важные аспекты онбординга

Онбординг (onboarding) — это процесс знакомства нового сотрудника с компанией и корпоративной культурой, адаптация сотрудника или “организационная социализация”, помогающая войти в курс дела и приступить к выполнению обязанностей максимально эффективно.

Несмотря на то, что термин и большинство процессов, которые за ним стоят, были разработаны в 1970-х годах, до сих пор многие организации не уделяют должного внимания данному аспекту работы с персоналом. В то время как некоторые менеджеры рассматривают процесс адаптации сотрудников как простую бумажную работу, другие разрабатывают целый план с момента создания оффера до того, когда сотрудник становится полностью продуктивным участником команды. Чаще всего недостаток внимания к адаптации связан с отсутствием в организации HR специалиста, который заботится о том, чтобы сотрудники приобрели необходимые знания, вплоть до того, где находится столовая. 

Почему важна эффективная адаптация сотрудников:

Это первое взаимодействие сотрудника с организацией сразу после собеседования и оно сильнейшем образом влияет на лояльность.

Выстроенный процесс адаптации сотрудников необходим, чтобы помочь новичкам освоиться на своей работе, лучше узнать организацию, получить ясность в отношении целей своей работы и наладить хорошие отношения с коллегами.

Если полученный опыт не оправдает ожиданий, сотрудник может пожалеть о своем решении принять предложение о работе.

Негативное впечатление, оставленное плохим процессом адаптации, может дать сотруднику неверное представление об организации и, в конечном итоге, привести к досрочному увольнению.

Статистика по адаптации персонала:

В 88% компаний недостаточно хорошо организован процесс адаптации сотрудников.

В 58% компаний программа адаптации сосредоточена на формальных процессах и оформлении документов.

Организации с выстроенным процессом адаптации повышают показатель удержания новых сотрудников на 82%, а показатели производительности — более чем на 70%.

Негативный опыт адаптации приводит к тому, что новые сотрудники в 2 раза чаще ищут другие возможности трудоустройства. 

Для эффективного онбординга необходимо выполнить следующие действия:

1. Отправить оффер

Job-offer — документ с предложением о работе, оформляется на официальном бланке организации. Иногда в нем ставится подпись руководителя организации, закрепленная печатью.

Оффер показывает сотруднику, что компания настроена серьезно. Кроме того он дает гарантии, что сотрудник согласен с основными договоренностями: зарплатой, условиями работы, которые были установлены в ходе финального собеседования. Чаще всего оффер оформляется, когда человек сразу переходит из одного места в другое и ему необходимы гарантии трудоустройства. Однако такая практика важна в принципе и демонстрирует высокую репутацию компании.

После того, как сотрудник выбран, менеджеру по персоналу необходимо отправить теплое приветственное письмо, прикрепить оффер с условиями трудоустройства, документ (презентацию) с основной информацией о компании, инструктаж по первому дню (когда и куда подойти, какие документы взять и т.п.).

2. Позвонить после принятия оффера

Как только сотрудник примет предложение, необходимо сделать контрольный звонок и кратко проинформировать о важных моментах, связанных с приемом на работу. Важно убедится, ознакомился ли сотрудник с документами в письме, все ли ему понятно. Также нужно узнать об основных ожиданиях сотрудника, его эмоциональном настрое. Это укрепит желание новичка работать в команде и наладит сильные эмоциональные связи с организацией.

3. Позвонить или написать перед первым рабочим днем

Тот факт, что человек принял предложение, не означает, что он явится на работу в назначенный день. Он может быть открыт для предложений и от других потенциальных работодателей. Поэтому очень важно позвонить или написать ему перед днем приема на работу и дать понять, что его ждут и его навыки ценят.

4. Организовать день приема

В первый день большинство новых сотрудников испытывают смешанные эмоции. Они одновременно рады и взволнованы. Основная обязанность менеджеров по персоналу — сделать так, чтобы новичок чувствовал себя комфортно. Для этого нужно не только обеспечить моральную поддержку, но и выполнить несколько организационных задач:

Настроить рабочий компьютер: обеспечить доступ к электронной почте, загрузить необходимые документы, открыть доступ к сетевым папкам.

Приобрести необходимые офисные принадлежности: мебель, ключи от кабинета, ручки, блокнот.

Предупредить охрану или ресепшен на входе, что придет новый человек.

5. Скоординировать адаптацию с другими сотрудниками

Важно скоординировать свои действия с ключевыми заинтересованными сторонами (коллегами и менеджерами) и уведомить их о приеме новичка. Также можно назначить наставника или помощника, который расскажет сотруднику о компании, покажет, как устроен офис, познакомит с коллегами.

6. Организовать информирующие встречи

Специалист по работе с персоналом или руководитель отдела должен провести с новым сотрудников встречу, на которой расскажет о корпоративной культуре компании, основных аспектах работы, познакомит с целями компании. То есть даст всю актуальную информацию о внутренних и внешних процессах компании. На этих информирующих встречах также можно сразу определить основные цели работы нового сотрудника на ближайший квартал.

7. Оценить ожидания и первые результаты

Основная цель первых трех месяцев — проанализировать ожидания и мнения о рабочем процессе как со стороны компании (руководителя отдела), так и со стороны сотрудника и убедиться, что они совпадают. Этот этап должен быть наполнен активным диалогом, постоянной обратной связью по поводу того, что делается хорошо, а что стоит изменить. Причем как сверху вниз, так и наоборот. В этот период необходимо организовать еще несколько небольших встреч и узнать, есть ли у сотрудника какие-то проблемы или задачи, с которыми он не может справиться, необходимо ли ему дополнительное обучение, правильно ли он понимает цели компании и отдела.