Как давать и получать конструктивную обратную связь

Как давать обратную связь

Обратная связь является важным инструментом для сотрудников, особенно заинтересованных в развитии профессиональных и личностных навыков. Они хотят стать лучше и находятся в поиске хорошего метода, который может помочь им достичь этого. Главная задача менеджеров в организациях с открытой корпоративной культурой — правильно давать обратную связь, чтобы она была полезной, конструктивной и направленной на решения определенных задач. Вот несколько советов, как это сделать:

Поймите насколько необходима обратная связь

Первое, о чем следует задуматься, зачем нужно давать фидбэк тому или иному сотруднику. В этом процессе важна целенаправленность. Вы должны понимать, где заканчивается плохая работа и начинаются личные качества сотрудника. Если сотрудник старается сделать работу хорошо, но это не получается в силу индивидуальных особенностей, то лучше найти на эту должность другого человека. Сотрудник не склонный к эффективному социальному взаимодействию не станет хорошим продажником, сколько бы вы его не просили. Советы здесь не помогут. С другой стороны, предоставление обратной связи талантливому сотруднику, который не прилагает достаточных усилий или нуждается в руководстве по достижению своих целей, может быть чрезвычайно эффективным.

Выберите правильный тон

Многие менеджеры ошибочно полагают, что, начав разговор, опираясь на несерьезность, они смогут более плавно подойти к обсуждению проблем. Они пытаются облегчить разговор, начав с не связанной с работой темы. Это большая ошибка. Сотрудники чувствуют себя в засаде и не успевают эмоционально подготовиться. Вместо этого менеджер должен дать понять, что предстоит трудный, но эффективный для всех разговор.

Подготовьтесь заранее

Когда менеджеры заранее изучают профиль сотрудника и готовят план разговора, они снижают уровень стресса как для себя, так и для работника. Они также снижают вероятность того, что сотрудники будут сбиты с толку или, что еще хуже, излишне обижены неправильно выбранными фразами.

Не пытайтесь быть хорошим

Люди достаточно чувствительные существа, особенно когда речь заходит о критике их работы. Не бойтесь, что разговор закончится на неприятной ноте. Иногда сотруднику сложно принять даже конструктивную обратную связь и он ведет себя конфликтно. Менеджеры, в свою очередь, часто хотят сразу почувствовать, что они в хороших отношениях со своими подчиненными и еще в процессе беседы пытаются пойти на примирение. Дайте сотруднику время подумать и прийти в эмоционально стабильное состояние. 

Назначьте новую встречу

Этот пункт частично вытекает из предыдущего. Предоставьте сотруднику возможность вернуться к вам позже. Сотрудники могут захотеть более глубоко разобраться в проблеме, но только после того, как они соберутся с мыслями, или исследуют варианты решения проблемы. По желанию задокументируйте обсуждение и поставьте несколько целей, чтобы помочь сотруднику выйти на правильный путь, а затем возьмите на себя ответственность за помощь в реализации этих целей.

Признавайте заслуги сотрудника

Хвалите сотрудников как можно чаще. Регулярное признание достижений сотрудников позволяет им быть более мотивированными и вовлеченными в рабочий процесс. Важно также хвалить сотрудников публично. Такая похвала эффективна для всех людей в компании. Это показывает им, как они важны для организации и коллег.

Сделайте обратную связь искренней и конкретной

Нет ничего хуже позитива ради позитива. Сотрудники почувствуют это, и вы испортите свой лучший инструмент. Не стоит оперировать абстрактными понятиями. Четко сообщите, что сотрудник делает хорошо, а что требует изменений. Важна и прозрачность. Не надо увиливать и говорить загадками. Большинство прекрасно осведомлено о всех конфликтах и проблемах компании, даже если вам кажется, что это не так. 

Хвалите усилие, а не результат

Когда мы хвалим усилия или поведение, которые приводят к желаемому результату, в отличие от самого результата, сотрудники становятся более уверенными в себе. Объясните сотруднику, особенно, если он расстроен, что не всегда определенные действия приводят к желаемому результату. После этого попробуйте совместно найти способы, которые позволят избежать таких ситуаций в будущем. Как мы упоминали ранее, уверенный в себе работник будет более продуктивным. 

Как получать обратную связь

Обратная связь является процессом с двумя заинтересованными сторонами, поэтому каждому человеку в организации необходимо научиться правильно принимать обратную связь. Вот несколько советов, как это сделать:

Вместо того, чтобы ждать обратной связи от менеджера или любого другого сотрудника, самостоятельно попросите совета. 

Чаще запрашивайте отзывы о своей работе и всегда благодарите за них, независимо от того, согласны ли вы с этим или нет.

Анализируйте любую обратную связь, даже если вы считаете, что некоторые ее аспекты неверны.

Когда вы получаете отзыв, задавайте уточняющие вопросы, если это необходимо, чтобы лучше понять, что пытается донести до вас менеджер.

Отделите сообщение от посланника, не отклоняйте отзыв только потому, что вам не нравится человек и вы его не уважаете.

Будьте честны в своей реакции на обратную связь и ищите поддержку в случае необходимости.