Лучшие 6 способов сделать удаленную встречу c коллегами эффективной
Лучшие 6 способов сделать удаленную встречу эффективной
Используйте рабочие инструменты для видеосвязи и лучшие технологии
Нужно понимать, что у сотрудников может быть много способов и инструментов для связи. Однако их может и не быть вовсе. Поэтому для унификации рабочего процесса лучше всего выбрать единый сервис для созвонов и попросить сотрудников использовать ноутбук. В идеале вам необходимо предоставить своим сотрудникам рабочие ноутбуки со стандартизированными программами. Но, если сделать это невозможно и они работают с домашних компьютеров, то попросите установить их одну и ту же программу для видеоконференций, а также сделайте рассылку информационных писем с инструкциями по установке. Хорошая видеосвязь также может означать инвестиции в качественные гарнитуры. Никогда не экономьте на средствах связи, особенно для сотрудников, работающих с клиентами и партнерами.
Придерживайтесь структуры
Привычная болтовня до начала встречи в виртуальных собраниях работает далеко не всегда. Лучше набросать структуру с повесткой дня и установить временные рамки для обеспечения бесперебойной работы виртуальной встречи. Также важно сразу же обозначить цели созвона и ожидаемые результаты. Это позволит избежать бессмысленных разговоров и не отвлекать коллег от работы. Тем не менее, неформальные разговоры тоже важны. Об этом мы расскажем в следующем пункте.
Проводите небольшие неформальные созвоны со всеми членами команды
При удаленной работе важно создавать у сотрудников чувство общности. Это повышает производительность труда и положительно влияет на эмоциональное здоровье. Хорошо организованная неформальная встреча может стать ярким пятном в тоскливый и удручающий день. Поэтому не пренебрегайте такими видами созвонов. Их не нужно проводить слишком часто и делать слишком долгими. Раз в неделю в пятницу с утра вы можете 20 минут поболтать со своими коллегами и узнать, как у них дела, как самочувствие, с какими проблемами они сталкиваются и есть ли у них важные вопросы. Это позволит закрыть задачу социализации. Удаленные команды должны создавать социальные связи, чтобы лучше работать вместе и не чувствовать себя изолированными и оторванными друг от друга.
Дайте возможность высказаться каждому
Как и при обычной офлайн встрече дайте возможность высказаться всем участникам созвона. Ведущий или руководитель встречи должен попросить людей высказать свое мнение или поделиться идеями. И после этого модерировать выступление каждого, чтобы оно не превращалось в длительный монолог. Не позволяйте участникам доминировать, иначе остальные, менее уверенные в себе сотрудники, почувствуют себя брошенными.
Используйте функцию чата
Если ваш инструмент виртуальной встречи имеет функцию чата, попросите людей использовать его. Окно чата является ценным местом для того, чтобы отмечать важные идеи и задавать вопросы, не прерывая докладчика. С помощью чата вы сможете собрать обратную связь от сотрудников и не пропустить важных вопросов и замечаний.
Относитесь к людям с добротой и уважением
Это касается и офлайн коммуникаций. Но работа на удаленке может быть более стрессовым фактором. Люди, как правило, более застенчивы на камеру, чем в личных беседах и проявление вежливости поможет собеседнику чувствовать себя уверенно. Не критикуйте людей за освещение, внешний вид, расположение камеры, плохое видео и звук во время встречи.
Надеемся, что эти советы помогут сделать ваши онлайн собрания и встречи более эффективными и комфортными. Чем больше времени вы потратите на них. проявляя настойчивость и терпение, тем лучше вам будет удаваться проводить полезные и приятные для всех участников собрания.
#altsuite #коммуникация #корпоративная_культура
