Что такое Issue Log?

Слишком часто проблемы и недоработки проекта теряются в глубине электронной почты. Драгоценное время тратится впустую, когда команда пытается найти эти письма. А собрания не дают никакого представления о том, как вопрос был решен или был ли он решен вообще. Для фиксирования проблем можно использовать инструмент Issue Log.

Журнал проблем проекта (Issue Log) - документ, который помогает менеджерам отслеживать проблемы, возникающие в проекте, и определять приоритет их выполнения. Любое препятствие, которое напрямую влияет на сроки и производительность проекта может считаться проблемой. Проблема отличается от риска, который может быть определен как потенциальная проблема или будущая проблема. Проблема уже возникла в проекте, и вам нужно немедленно определить и решить ее.

Документ представлен обзором вопросов, возникающих  в ходе реализации проекта, с описанием их решения. Он должен состоять из текущих и решенных проблем. Таким образом, происходит отслеживание проблемы с момента ее выявления до ее устранения. Проблемы можно упорядочивать по типам и серьезности, что помогает определять приоритетность.

Как использовать Issue Log?

Журнал проблем проекта является отличным инструментом для управления командами и проектами. Журнал не только обеспечивает решение проблемы, но и создает доверие в команде. Заинтересованные сотрудники чувствуют, что их услышали и проблемы не повлияют на проект.

Частью процесса мониторинга является оценка воздействия проблемы на проект и принимаемых мер по ее решению. После анализа становится понятно, нужно ли направить все свои ресурсы на решение этой проблемы или, возможно, такой уровень внимания и усилий контрпродуктивен.

Как происходит процесс подготовки документа?

Необходимо дать проекту название. Выделить проблемы. Далее определить степень влияния проблемы и ее приоритет. При определении приоритета нужно учитывать влияние на график, бюджет, и качество проекта. После приоритизации обозначьте решение проблемы и назначьте ответственного. В сотрудничестве с этим человеком пропишите необходимые действия и срок выполнения. Ответственное лицо и постановка крайнего срока необходимы для успешного разрешения проблемы. Не удаляйте задачи из документа, используйте статус. Это поможет сохранить преемственность задач и обеспечить общее представление о проекте.

Кто участвует в процессе подготовки?

Все члены проектной группы записывают проблемы в журнал. Менеджер проекта выделяет отдельные проблемы, которые должны быть решены. В процессе работы он убеждается, что вопросы решены к установленному сроку и информирует всех заинтересованных.

Когда использовать?

Документ используется на этапах планирования и реализации проекта. Его можно применить в качестве вспомогательного инструмента для текущей и окончательной оценки. Также Issue Log является хорошим источником для обучения и помогает при реализации похожих проектов в будущем.