Анализ деятельности организации: найти слабые места и увеличить эффективность

Зачастую менеджмент пытается увеличить эффективность сотрудников через повторяющиеся действия, методики, которые должны работать, но не работают именно для этой организации. 

Можно реализовывать много различных мероприятий по улучшении эффективности, проводить тренинги и закупать курсы. Однако если организационные процессы в компании выстроены плохо, то снижения эффективности сотрудников не избежать. Поэтому и работу над ее увеличением следует начинать не с токсичной мотивации “мы должны работать лучше”, а с анализа деятельности всей организации и характерных для данной организации процессов. 

Это поможет принять наиболее обоснованные решения относительно увеличения эффективности как сотрудников, так и компании в целом. Сделать это можно на основе опросов, либо с помощью построения гипотез, которые следует постоянно проверять и корректировать. Понятно, что HR-специалист не всегда может охватить все особенности организационных процессов, в том числе из-за того, что не все готовы с ним этими особенностями делится. Но в любом случае стоит хотя бы попробовать.

Анализ может включать оценку экономических или финансовых показателей эффективности и оценку человеческого ресурса компании. Экономический анализ обычно происходит при глобальных изменениях в компании: позитивных, например при выходе на новый рынок, расширении компании и негативных, например, при банкротстве или реструктуризации. В любом случае такие изменения будут связаны с коммуникационными проблемами. Более подробно о том, как сообщать плохие новости о компании, мы рассказывали здесь: https://clck.ru/RpuCj 

Финансовый анализ используется при оценке текущих, устойчивых процессов, когда масштабные изменения не планируются/не ожидаются. И финансовый, и экономический анализ не проводится специалистом по управлению персоналом самостоятельно. Он работает уже с готовыми отчетами и рекомендациями, определяя зоны, с которыми нужно “работать”, возможно даже не экономически. 

Оценка человеческого ресурса — это уже зона ответственности HR. В этом случае подойдут опросы, в том числе пульс-опросы вовлеченности сотрудников. Кроме того, могут оцениваться не только внутренние процессы, но и внешние, насколько нужно расширить штат, стоит ли переформатировать программу адаптации и т.п. Внутренняя оценка включает оценку текущих сотрудников, их продуктивности, вовлеченности, потенциала, оценку управленческих навыков менеджмента, оценку результатов труда. По всем пунктам могут быть проблемы, однако всегда есть области, которые проседают особенно сильно. И анализ позволит понять их, даже если они не очевидны. 

Также можно провести анализ по семи областям: 

• Организационная стратегия. 

• Организационная структура. 

• Построение управленческих и бизнес-систем. 

• Развитие корпоративной и кадровой культуры. 

• Мотивация сотрудников. 

• Обучение сотрудников.

• Постановка целей для сотрудников. 

Не стоит недооценивать важность стратегии и культуры и их влияния на эффективность. Например, в данном исследовании 44% респондентов заявили, что организационная структура помогла им обрести четко определенные полномочия и ответственность, 24% это помогло укрепить командный дух, также у 24% организационная культура повлияла на мотивацию. Наличие хорошей организационной структуры помогает сотрудникам четко определять свои роли и обязанности, расставлять приоритеты в своей рабочей нагрузке и снижать вероятность дублирования работы. Проанализировать компанию можно через параметры, выделенные международной консалтинговой компании Bain & Company:

1. Стратегия

Стратегия подразумевает центральную идентичности организации — то, как руководители описывают цель и задачи как внутри компании, так и за пределами. Чем четче эти цели и задачи сформулированы, тем легче их транслировать.

2. Метрики

Измерение организационной эффективности с помощью метрик может помочь компании стать более прозрачной. Здесь важен выбор правильных показателей для измерения. Вот несколько вопросов, на которые стоит ориентироваться при их определении: 

• Над какими конкретными целями работают команды/отделы? 

• Четко ли определены руководители команд/отделов?

• Как и через какие промежутки времени будет оцениваться прогресс? 

3. Приверженность

Под приверженностью понимается заинтересованность руководства организации в целях, стратегии и метриках. Если менеджмент хочет эффективности, без вовлеченности (приверженности) в данную область, то высоких результатов ждать не стоит.

4. Поведение

Всегда существуют конкретные проблемы при выполнении задач и принятии решений в повседневной работе. Поэтому информирование сотрудников о том, как делать что-то лучше и внедрение систем поощрения для стимулирование наиболее эффективных способов принятия решений и решения задач позволяет создать гораздо более здоровую организацию.

5. Культура

Наконец, степень энтузиазма сотрудников в работе определяет, насколько эффективной будет их работа. Поэтому создание организационной культуры, которая создает атмосферу энтузиазма и заинтересованности, является ключевым моментом при увеличении эффективности организации. Бесчисленные исследования подчеркивают корреляцию между вовлеченностью сотрудников и общей эффективностью организации.