Как поднять вовлеченность сотрудников и удаленно поддерживать высокую продуктивность команды

Казалось, что пик дистанционной работы случится через 10-15 лет, а переход на удаленку будет плавным. Ведь кто-то из нас любит работать в офисе и быть в постоянном живом общении с коллегами, кому-то удобно использовать коворкинги, находящиеся близко к дому. Есть и много желающих выполнять рабочие задачи в спокойной домашней обстановке без отвлекающих факторов. Однако распространение вируса COVID-19 внесло свои коррективы в развитие экономики и повлияло на обязательный массовый переход компаний на удаленную работу.

Главным фактором здесь является слово «обязательный». В идеальном мире, где развитие рынка труда и HR сферы шло бы поступательно, сотрудник сам бы выбирал переходить ему на удаленку или нет, либо решение о переходе на home office принималось коллективно всеми сотрудниками организации. Текущая проблема заключается в том, что выбора у всех нас просто нет. Нужно подстраиваться. Как рядовому сотруднику, так и руководителю компании. Отсюда следует, что уже сейчас нам нужно использовать различные методы для поддержания продуктивности рабочего процесса, ведь не все в восторге от идеи работать дома и именно их мотивация нуждается в подзарядке.

Китай — государство с самыми высокими темпами роста экономики, на территории которого расположены предприятия крупнейших мировых корпораций. Китай быстрее других стран пережил пик катастрофы и понес минимально возможные потери при таких суровых условиях. Крупные компании от Alibaba до Ping An, от Google до Ford перевели сотрудников на удаленку и сумели добиться положительных результатов в решении этой задачи. Их опыт позволил нам собрать самые эффективные способы оптимизации рабочих процессов, адаптации сотрудников и повышения их продуктивности в новых рабочих условиях. Представленные ниже методы позволят сократить возможные убытки для бизнеса в условиях перехода на дистанционную работу:

Обустройство рабочего места на дому;

Формирование новой системы функционирования команды;

Выбор наиболее оптимальных инструментов коммуникации;

Дистанционное определение эффективности сотрудников;

Позитивные управленческие практики.

Обустройте удобное рабочее место на дому и попросите об этом сотрудников

Эффективная удаленная работа начинается с комфортного рабочего места. Неудобный стол, стул, отсутствие специализированного ПО, плохое качество интернет соединения — всё это будет негативно влиять на продуктивность вашей работы на дому. Вы будете быстро уставать, у вас будет затекать шея и спина, вы будете нервничать из-за того, что файл с важными данными не отправляется коллегам, так как ваш интернет дает сбои. 

Чтобы быть продуктивным и предотвратить быструю утомляемость, вы должны позаботиться об обустройстве домашнего офиса. Удобные рабочие стол и кресло действительно позволят вам лучше и быстрее выполнять работу. Поэтому прежде всего — позаботьтесь о себе, часто мы об этом забываем.

Вот еще несколько важных элементов, наличие которых повышает эффективность на удаленке:

1. Стабильное высокоскоростное интернет-соединение;
2. Расширение доступа и пропускной способности корпоративного VPN (virtual private network);
3. Доступ сотрудников к программному обеспечению либо закупка специальных программ, помогающих работать удаленно;
4. Переход на онлайн-документацию и использование мессенджеров.

Вывод: необходимо позаботиться об основах эффективной деятельности сотрудников на дому. Оповестите коллектив о том, что обустройство домашнего офиса является важнейшим шагом к психологически комфортной рабочей среде. Если у вас есть возможность устанавливать различное ПО без согласований службы безопасности, то это самый лучший момент, чтобы попробовать различные платные и бесплатные инструменты для оптимизации работы. Но не забывайте погуглить информацию о них перед установкой. Практически всем известна довольно неприятная ситуация с действительно хорошим сервисом Zoom  

Сформируйте новую систему функционирования команды

Резкая смена рабочей обстановки заметно ударила по эффективности работы целых подразделений крупных компаний. Основные факторы снижения KPI сотрудников:

1. Изолированность привела к неопределенности в вопросах взаимодействия команды.
2. Рабочие процессы парализованы из-за отсутствия организованности в действиях коллектива.
3. Сотрудники пытаются выполнять задачи, но хаотичность и отсутствие слаженности приводят к отрицательным результатам.

Сотрудников увольняют из-за того, что они вовремя не отвечают на звонки, так как менеджмент не понимает, как измерить их продуктивность. Руководство использует системы тотального контроля, не осознавая, что такой подход ухудшает и так низкую мотивацию сотрудников. Из-за этого уменьшается продуктивность, задерживается выполнение поставленных задач и растет недопонимание между сотрудниками. 

Основная причина микроменеджмента —  недоверие, возникающее из-за отсутствия общения между сотрудником и руководителем. Компаниям нужно перейти от контроля к постоянной коммуникации. Это помогает создать прозрачные и доверительные отношения. Ежедневные сообщения позволяют понять состояние сотрудников и руководителя, выявить основные трудности в общении и уладить конфликты.

Существует еще один эффективный метод решения данной проблемы. В китайский компаниях мнеджмент сформировал небольшие кросс-функциональные группы сотрудников, каждая из которых имела свой список задач и алгоритмы для их решения. В «Ping An Insurance», крупнейшей китайской страховой компании, работники группировались в проектные команды, состоящие не более чем из 30 членов. В результате была повышена продуктивность всей организации, а эта методика стала популярным инструментом работы с командой. И вот почему:

1. Каждая группа имеет свой список целей и задач, а также все необходимые средства для достижения результата.
2. Все команды укомплектованы минимально возможным количеством участников, поэтому управлять ими проще, чем всеми сотрудниками компании сразу.
3. Топ-менеджеры и управляющие остаются обособленными, чтобы контролировать рабочие процессы со стороны и помогать в принятии решений высшего уровня.

Вывод: постоянная коммуникация и создание отдельных кросс-функциональных команд с четко обозначенными задачами и целями — удерживает сотрудников на одном стратегическом курсе. 

Выберите наиболее оптимальные инструменты коммуникации

Если раньше для обсуждения текущих рабочих моментов можно было пройти пару метров до стола коллеги, то теперь коммуникации должны осуществляться иными способами. Отсутствие всеми утвержденного набора каналов связи между сотрудниками ведет к задержке выполнения поставленных задач и падению эффективности. Сюда же можно отнести риск утечки конфиденциальной информации. Ведь первый попавшийся способ отправки файлов может оказаться небезопасным и привести к плачевным последствиям.

Давайте обозначим, для каких типов задач предназначены те или иные виды коммуникаций:

1. Телефонный разговор 1:1 — индивидуальные встречи и выстраивание рабочих отношений. Обсуждение деликатных и сложных тем.
2. Видеоконференция — совместное обсуждение и решение задач при помощи общего экрана или доски с рабочей областью. Планирование. Семинары и тренинги. Коллективные разговоры и совместный «разбор полетов».
3. Чат — срочные вопросы и оперативная помощь руководства. Быстрое оповещение о статусе выполнения задач.
4. Видео-сообщения и голосовые сообщения — пояснение деталей работы. Оперативное и подробное оповещение об изменениях в алгоритме выполнения поставленной задачи. Постарайтесь как можно меньше использовать такой тип коммуникации. Лучше напишите подробное сообщение. 
5. Email — важные, но несрочные оповещения для больших коллективов. Внешнее и внутреннее формальное общение сотрудников.

Вывод: определите, какое ПО будет наиболее эффективно при том или ином способе коммуникации. Составьте список программ и соответствующих им видов и поводов корпоративного общения. Передайте этот список своим сотрудникам. Теперь у вас есть технология взаимодействия внутри коллектива, которая станет основой эффективной коммуникации между сотрудниками.

Определяйте эффективность сотрудников удаленно

Внезапная смена офисной рабочей среды на домашнюю снижает продуктивность любого даже самого слаженного коллектива. Крупные компании Китая в условиях массового перехода на удаленную систему стали проводить регулярные короткие опросы сотрудников с целью выявления актуального и честного мнения по поводу рабочего процесса, коллег, компании и всего, что с ней связано. Статистические данные показателей рабочего процесса дали почву для работы над ошибками. Это позволило увеличить эффективность и коэффициент полезных действий удаленных сотрудников на 20 и более процентов в течение первого месяца.

В отечественной бизнес среде существует платформа для постоянной коммуникации «AltSuite», с удобным интерфейсом, яркой и подробной детализацией показателей. Постоянная коммуникация и определение эффективности рабочего процесса осуществляется через короткие опросы сотрудников в мессенджерах: пульс-опросы, опросы отделов, ежедневные опросы продуктивности сотрудников и опрос 360 градусов. Наблюдение за динамикой настроений и мнений позволяет своевременно выявлять и устранять слабые места в работе сотрудника, коллектива и целой компании.

Ключевые преимущества опросов:

1. Повышают вовлеченность удаленных сотрудников в рабочий процесс и заставляют задуматься о его достоинствах и недостатках.
2. Увеличивают уровень обратной связи в компании. Сотрудники чувствуют, что их слушают, поэтому они активно делятся своими идеями.
3. Позволяют своевременно и оперативно решать сложные ситуации, конфликты и устранять недочеты в повседневной рабочей деятельности.

Вывод: при помощи опросов от компании «AltSuite» можно удаленно контролировать эффективность выполнения задач, повышать продуктивность и выстраивать здоровый микроклимат в коллективе. 

Используйте позитивные управленческие практики

Управление людьми является одним из самых сложных и ответственных элементов удаленной работы. Эффективность сотрудников резко снижается и причин для этого множество:

1. Негативная реакция на внезапную смену рабочей среды.
2. Отсутствие самоорганизованности и мотивации в домашних условиях.
3. Плохая концентрация, присущая работе в домашней обстановке.

Здоровый человек = здоровая организация. Используйте лидерские компетенции для увеличения мотивации сотрудников и направьте коллектив на совместное преодоление трудностей. При управлении в условиях удаленной работы станьте надежным и заслуживающим доверия источником информации.

Добрые и уверенные речи с оглашением положительных перспектив могут оказать мощное влияние на мотивацию всей организации. Поощряйте сотрудников за открытое, честное и продуктивное общение. Именно оно помогает пережить любые кризисы.

Вывод: в условиях кризисного времени важна грамотная коммуникация с сотрудниками. Подавайте пример своей решительностью в достижении целей. Обдумывайте то, что вы хотите сказать коллективу, чтобы повысить его вовлеченность и самоотдачу. Говорите это четко и уверенно.

Заключение

Вооружитесь комплексом решений и методик, зарекомендовавшим свою эффективность. Решите следующие задачи:

1. Повысьте мотивацию сотрудников, работающих удаленно.
2. Улучшайте продуктивность сотрудников при помощи опросов от «AltSuite».
3. Ускорьте адаптацию к нынешним кризисным условиям и несите позитивный заряд сотрудникам.

Успешные лидеры активно выявляют передовой опыт и оперативно создают механизмы его применения в рамках своих организаций.

Находите новые способы увеличения результативности и отбрасывайте те, что не работают. Только при помощи прогресса и инновационных технологий мы сможем пережить кризисное время и восстановить экономику.